داشتم این مطلب را در یک مجله مدیریت می خواندم که موضوعات مطرح شده به نظرم جالب آمد. پنج مورد از این برترین ها واقعا برایم تاثیر گذار بود که آنها را به زبان خودم برایتان آورده ام:

1- یک سیستم مدیریت وظایف داشته باشید.

شما باید موفق به انجام تمام کارهایی شوید  (Get Things Done – GTD)که موظف به انجام آن هستید. اگر اینگونه نباشد، همیشه با این فکر که کارهای عقب افتاده در حال جمع شدن هستند، خود را تحت بمباران فکری قرار خواهید داد. آنها را در یک سیستم مدیریت وظایف قرار دهید و خیال خود را آسوده کنید. نگران نباشید، این سیستم چندان پیچیده نیست و شاید حتی رایگان هم باشد. ساده ترین ابزار، یک کاغذ و قلم است. کاری که من خودم هم هنوز از آن استفاده می کنم.

در گام اول برای اینکه واقعا احساس کنید این روش تا چه اندازه می تواند به بهره وری شما کمک کند، فقط با این کار شروع کنید که هر شب قبل از خواب، وظایف فردای خود را روی یک برگه کاغذ بنویسید و فردا، هر کاری را که تمام می کنید، جلوی آن تیک بزنید. هیچ لذتی بالانر از این نیست که ببینید این تیک ها در حال افزایش است و لیست شما تا پایان روز، تمام خواهد شد.

2- فقط به عنوان آخرین راهکار اقدام به برگزاری یک جلسه بکنید.

جلسه موجب کشتن زمان و بهره وری می شود. اگر می توانید با چند نفر در یک وضعیت غیر رسمی و دوستانه صحبت کوتاهی داشته باشید، پس به جای جلسه همین کار را بکنید. اگر می توانید بجای جلسه صحبت های خود را در یک گفتگوی دو نفره در حال قدم زدن انجام دهید، پس همان را انجام دهید. اگر می توانید بجای آن با یک تماس تلفنی کار خود را انجام دهید، پس نیازی نیست که جلسه داشته باشید. همیشه  جلسه را فقط به عنوان آخرین راه حل در نظر بگیرید.

3- یک برنامه زمانبندی برای پاسخ گویی به ایمیل ها و پیام های دریافتی در رسانه های اجتماعی داشته باشید.

اگر چنین نکنید، در تمام روز به مسئله ای برای پرت کردن حواس شما تبدیل خواهند شد. مشکل اصلی در رابطه با اعلام های دریافتی (Notification) از طرف نرم افزار ایمیل شما این است که با هر بار رسیدن یکی از این پیام ها، تمرکز شما را به هم می زنند. این موضوع در رابطه با رسانه های اجتماعی هم صادق می باشد. برای آنها برنامه ریزی داشته باشید. آنها دارای ارزشی برای خود هستند، اما نه به این اندازه که تبدیل به وسیله ای برای از بین بردن تمرکز و عامل حواس پرتی شما شوند.

4- برای فردا یک برنامه مدون داشته باشید.

بطور کاملا جدی برنامه ای را برای کارهای خود که باید فردا انجام شوند تهیه کنید. این برنامه می تواند برقراری یک نظم سریع در لیست انجام وظایف و یا داشتن نگاهی به تقویم باشد. همیشه یک برنامه و مجموعه ای از اهداف برای روز خود داشته باشید. اگر برنامه ای برای انجام “هیچ کار”ی هم داشته باشید، به آن خواهید رسید!

شاید در کتاب ها و مقاله های مختلف در این مورد خوانده باشید و با خود گفته باشید، من می تونم لیست کارهای فردایم را در ذهنم داشته باشم. بله، همه ممکن است این قابلیت را داشته باشند ولی من به عنوان تجربه واقعی به شما می گویم که تبدیل آنچه در ذهن شما است به مطلبی که بر روی کاغذ نوشته شده است، هزاران درصد به بهره وری شما کنم خواهد کرد و ذهن شما را از انبوهی از موضوعات که باید برای هر یک، گوشه ای از ذهن را درگیر نکاه دارید، خالی خواهد کرد.

5- با تفویض اختیار (Delegation) و برون سپاری (Outsourcing) از توانایی های دیگران بهره ببرید.

یکی از بزرگترین درسهایی که می توانیم به عنوان یک رهبر فرا بگیریم، تفویض اختیار است. این فرمول خیلی ساده است: اگر دیگران می توانند به خوبی یا حتی بهتر از شما آن کار را انجام دهند، پس اجازه دهید آنها مشغول شوند!

 

موفق باشید.