همه ما به مناسبت های  مختلف، ایمیل هایی دریافت می کنیم. برای تبریک یک روز خاص، برای دعوت به یک جشن، برای معرفی یک کتاب جدید، برای دعوت به یک سمینار و خلاصه به هزاران دلیل دیگر.

ما معمولا عادت نداریم همه این ایمیل ها  را بخوانیم به چند دلیل:

اول اینکه اکثر ایمیل های گروهی که به تعداد زیادی مخاطب ارسال می شود، اگر از یک سیستم و ابزار مناسب برای ارسال استفاده نشده باشد (که معمولا هم همینطور هست) یک راست به فولدرهای زباله دانی مخاطبین می روند و شانس دیده شدن آنها کم خواهد بود.

دوم اینکه، دریافت کنندگان این ایمیل ها اصولا منتظر دریافت چنین ایمیلهایی نبوده (انتخاب مخاطب نا درست) و با دیدن ایمیل گروهی ما، بدون دقت، آن را حذف می کنند.

سوم اینکه، این ایمیل ها معمولا برای جلب نظر مخاطب، پر از تصویر هستند که معمولا در نرم افزارهای ایمیل خوان مثل Outlook، تمام تصاویر به صورت ضربدر دیده شده و دریافت کننده حتما آن را نادیده خواهد گرفت.

حالا فرض کنیم کسی این ایمیل گروهی را ببیند و آن را خذف نکند و کمی وقت گذاشته و آن را بخواند. اتفاق بعدی این خواهد بود که این شخص، بر روی لینک ها موجود در این ایمیل کلیک کند.

واکنش به ایمیل ارسالی شما و کلیک بر روی لینکهای آن، یک معجزه است و باید قدر آن را بدانید. امروزه من شاهد هستم که بسیاری شرکت های معتبر در ایران، ایمیل های گروهی خود را از طریق یک شرکت ارائه کننده خدمات ارسال ایمیل گروهی انجام می دهند و ساختار همه این ایمیل ها طوری است که در انتهای هر ایمیل، یک فرم قرار داده شده که ظاهرا این فرم باید توسط دریافت کننده ایمیل، تکمیل و ارسال شود. من بعد از این همه سال که این نوع ایمیل را دریافت می کنم با خودم فکر می کنم چرا شرکت ارائه کننده این خدمات و شرکت هایی که این خدمات را سفارش می دهند و هزینه های هنگفتی هم پرداخت می کنند حتی یک بار این ایمیل را تست نمی کنند که ببینند اصولا فرم های درون ایمیل ها توسط اکثر نرم افزارهای ایمیل خوان، به دلایل امنیتی، از کار می افتند و نمی توان آن فرم را از درون ایمیل تکمیل و ارسال نمود! نمونه این فرم در زیر دیده می شود که فیلدها و کلید ارسال، همگی از کار افتاده اند:

بنا بر این، تمامی زحمتی که برای تهیه و ارسال ایمیل گروهی شما کشیده می شود، اگر تک تک لینک ها و امکانات درون ایمیل را تست نکنید، هدر خواهد رفت. دریافت کننده ای که از میان هزاران ایمیل دریافتی، تصمیم می گیرید عنایتی کرده و ایمیل شما را بررسی کرده و بر روی لینک ها آن کلیک کند، با دیدن مشکلات در ایمیل دریافتی، حتما دفعه آخری خواهد بود که ایمیل های شما را می خواند. صرف کمی وقت در تست ایمیل ها، ارزش آن را دارد.

یکی از مهم ترین عواملی که باعث می شود ضریب یا شانس خوانده شدن و عکس العمل نسبت به ایمیل شما افزایش پیدا کند، شخصی سازی یا خصوصی سازی (Personalization) ایمیل است.

این مثال ها را ببینید که در موضوع ایمیل یا در همان سطر اول ایمیل دریافتی دیده می شود:

“کاربر گرامی، شما به عنوان یکی از کاربران قدیمی و نمونه ما، جهت دریافت جایزه انتخاب شده اید، لطفا اینجا را کلیک نمایید”

“جناب آقای محمود هدایتی، جهت دریافت جایزه خود به عنوان کاربر نمونه خدمات بانکی ما، روی این لینک کلیک نمایید”

در این جمله، هم نام دریافت کننده و هم نوع خدمات مورد استفاده توسط او، شخصی سازی شده است.

یا مثلا این جملات:

“بسیار خوشحال هستیم که در سالگرد تولدتان، یک هدیه کوچک از طرف وب سایت، به شما تقدیم کنیم. لطفا روی این لینک کلیک نمایید” (آیا شک نمی کنید که ممکن هست تولد هزاران نفر دیگر هم در همین روز باشد و این ایمیل برای همه ارسال شده باشد؟ اصلا این ایمیل چه روزی ارسال شده؟)

“محمود هدایتی عزیز، روز فرخنده 1390/11/17 فرا رسیده. ما ضمن تبریک سالگرد تولد تان، شما را به کلیک بر روی این لینک و دریافت هدیه تولدتان، دعوت می کنیم.”

برای شخصی سازی تا دلتان بخواهد می توان مثال زد تا تفاوت یک ایمیل گروهی شخصی سازی شده و میزان اثر بخشی آن را درک کنید و اینکه این اثر بخشی تا چه حد در افزایش درصد واکنش و کلیک بر روی لینک های درون ایمیل ها، موثر خواهد بود.

همه ما در روزهای قبل و بعد از سال نو، ایمیل های تبریک زیادی دریافت می کنیم. خود شما، وقتی یک ایمیل دریافت می کنید که در قسمت نام دریافت کننده کلماتی دیده می شود (مثلا unsolicited-recipient) که مشخص است که این ایمیل برای صدها نفر دیگر به صورت گروهی ارسال شده است و شما فرستنده ایمیل را اصلا نمی شناسید، چه احساسی پیدا می کنید. اینکه می بینید حتی در ارسال تبریک عید هم، این فرستنده، حریم خصوصی شما را رعایت نکرده و برای شما اسپم ارسال کرده است! چند درصد امکان دارد شما پاسخ این ایمیل را بدهید؟

من شخصا، این نوع ایمیل ها را که به مناسبت های مختلف به صورت گروهی و اسپم ارسال می شوند، فورا حذف می کنم. حتی پیامک های گروهی را هم حذف می کنم. برخی از این ایمیل ها پا را از این هم فراتر گذاشته و مثلا در متن ایمیل نوشته:

“ضمن تبریک سال نو، برای دیدن کارت تبریک خود، بر روی این لینک کلیک نمایید”

چی؟ یعنی این شخص علاوه بر ارسال اسپم، از این طریق به دنبال جذب یک کلیک بر روی وب سایت خود هم هست! شما حاضرید بر روی لینک ارسالی در این پیام کلیک کنید؟

ولی من در طی سال های زیادی که از این نوع ایمیل ها، قبل و بعد از سال نو دریافت کرده ام، شاید به تعداد معدودی از آنها پاسخ داده باشم ولی به این ایمیل که فقط شامل یک تصویر بود و من همان تصویر را عینا در اینجا برای شما هم قرار داده ام، بی معطلی و با کمال میل، پاسخ دادم. ببینید این پیام، که بهانه ای شد برای تولید مطلبی که تا اینجا خواندید، چه طلسمی دارد که من را وادار کرد تا فورا نسبت به آن عکس العمل نشان دهم و پاسخ دهم؟

در همین جا و به همین بهانه، برای همه شما دوستان و همراهان عزیزم، آرزوی سالی خوش و موفقیت آمیز دارم.